Die elektronische Rechnung ist weltweit auf dem Vormarsch: Sie spart Ressourcen, ist im Idealfall effizient und transparent. Öffentliche Institutionen müssen sich schon jetzt umstellen - und auch Unternehmen setzen kräftig auf die Digitalisierung ihrer Lieferkette und Rechnungslegungsprozesse. Mit Comarch E-Invoicing ermöglicht Ihnen ADICOM^® ab sofort die kostengünstige elektronische Abwicklung von kompletten rechnungsbezogenen Abläufen.

Warum sich E-Invoicing lohnt

Das Ausstellen von Rechnungen auf Papier nimmt viel Zeit in Anspruch und kann problematisch sein. Verloren gegangene Dokumente, falsche oder fehlende Informationen, mangelnde Übereinstimmung mit anderen Geschäftsdokumenten oder Dokumente, die nicht den geltenden gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sind nur einige der Probleme. Elektronische Rechnungen können da ein wirksames Gegenmittel darstellen – und sie werden tatsächlich immer beliebter, auch in kleinen Unternehmen. 

Die Nutzung elektronischer Rechnungen optimiert automatisch und deutlich die Vorgänge im Unternehmen, verbessert die Effizienz und senkt die Kosten.

 
E-Invoicing mit ADICOM^®

Funktionen & Highlights

• Globale Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  ADICOM^® E-Invoicing unterstützt die gesetzlichen Anforderungen – Integrität des Inhalts, Echtheit der Herkunft und Sicherstellung der Lesbarkeit sowie Schutz sensibler Daten und Archivierung der Rechnungen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum (Richtlinien der Datenvorratsspeicherung).
• Handling von Forderungen und Verbindlichkeiten
• Selbstfakturierung
• Elektronische Unterschrift
• Validierung
• Workflows
• E-Achiv
  Speicherung der Dokumente für den erforderlichen Aufbewahrungszeitraum. Es handelt sich um eine webbasierte Anwendung, die den Zugriff auf alle Ihre Rechnungen von jedem Ort mit Internetzugang weltweit ermöglicht.
• Multichannel, OCR und Umwandlung in zahleiche Formate
  Im Fall von Forderungen bietet ADICOM^® eine elektronische Rechnungslegung für alle Ihre Kunden an. Beginnend mit der Validierung der Rechnung, garantiert die Plattform die Umwandlung in verschiedene Formate, sowie den Versand an die Kunden über verschiedene Kanäle. Für Verbindlichkeiten ermöglicht unsere Lösung den Empfang von Rechnungen in verschiedenen Formaten und über verschiedene Kanäle, die Validierung und die Umwandlung in ein gemeinsames Format (einschließlich OCR). Die Verwendung der OCR-Engine sorgt für eine deutliche Reduzierung der Registrierungszeit. Dank der ausgereiften und selbstlernenden Algorithmen müssen Sie sich um viele Rechnung kaum noch kümmern. 
• Datenaustausch & 3 Way Matching
  ADICOM^® bietet Ihnen Managed Services zur Sicherstellung einer schnellen und sicheren Übermittlung der Rechnungen mit einer Reihe von Funktionen, wie 3-Way Matching. Zweck des 3-Way-Matchings ist es, die Zahlung falscher und möglicherweise betrügerischer Rechnungen zu vermeiden. Das 3-Way-Matching ist ein wichtiger Schritt zur Sicherung von Vermögenswerten eines Unternehmens.
• E-Invoicing-Portal
  ADICOM^® bietet Ihnen zudem ein intuitives und nutzerfreundliches Webportal für Lieferanten und Abnehmer unserer Kunden an, das es ihnen ermöglicht, in kurzer Zeit eine 100-prozentige elektronische Rechnungslegung zu erreichen.
• Vereinfachter Rechnugsaustausch im ZUGFeRD Standard

Welche Möglichkeiten gibt es E-Rechnungen zu versenden?

Die einfachste Form der digitalen Rechnung stellt ein bloßes PDF dar, das statt an den Drucker in den Anhang einer E-Mail wandert. 

Grundsätzlich gibt es bei eRechnungen zwei grundlegende Vorgehensweisen und Standards, welche je nach Ausgangslage zu empfehlen sind:

1. Zum einen ist dies der Rechnungsversand und -empfang via EDI E-Invoicing. Er ist vor allem bei Firmen mit einem festen Stamm an Lieferanten sinnvoll, die mit diesen jeweils sehr viele Dokumente austauschen. Eine derartige Comarch EDI-Lösung zur Anbindung der Lieferanten hat ADICOM^® zum Beispiel bei Kunden aus der Automotive-Branche realisiert. Daneben können kleinere Firmen aber auch mit WebEDI EDI-basiert Elektronische Rechnungen versenden.
   
   
2. Die Mehrzahl aller mittelständischen Unternehmen und nicht zuletzt kleinere Firmen werden als zweite Variante eRechnungen eher aus ihrem ERP oder ihrer Financials-Software heraus versenden.
   
   

Vereinfachter Rechnugsaustausch im ZUGFeRD Standard

Mit dem Standard ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurden 2014 klare Richtlinien eingeführt, wie sich konforme Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und zukünftig der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch austauschen lassen. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einem revisionssicheren PDF-A mit einem XML-Datencontainer zum maschinellen Einlesen der Rechnungsdaten.

In ADICOM^® ERP und dem integrierten Financials gehört das Modul eRechnung als Add-on zur Software. E-Rechnungen lassen sich somit schnell und unkompliiert im Format ZUGFeRD  direkt aus dem ERP heraus versenden.

Wie wird die eRechnung im Format ZUGFeRD im ERP eingeführt?

Zur Einführung der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format eröffnen sich zwei Möglichkeiten. Die einfachere Variante ist die Integration im bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystem. Komplexer ist hingegen die Einführung einer komplett neuen Lösung, was jedoch gerade dann Sinn macht, wenn ohnehin der Wechsel auf eine modernere Software angedacht ist.

Erste Option:

Der Wechsel als Chance: Wer ohnehin überlegt, auf ein neues ERP oder Buchhaltungssystem umzusteigen, sollte auch gleich die Mit-Einführung der E-Rechnung angehen. Für die Einführung einer neuen Software empfiehlt sich die Erstellung einer individuellen Checkliste mit den bisherigen beizubehaltenden Funktionalitäten und den gewünschten neuen Funktionalitäten. Dabei sollte man am besten auch die gewünschte E-Rechnung-Funktionalität gleich mit berücksichtigen und sich dann ein entsprechendes Angebot einholen.

Zweite Option: 

E-Rechnung als Add-on in der bestehenden Software einführen (wenn beispielsweise Comarch ERP eingesetzt wird).

Von den rechtlichen Voraussetzungen her darf jedes Unternehmen auf digitale Rechnung umstellen und seinen Kunden nach einer Information oder Aufnahme in die AGB‘s diese elektronische Form zusenden.

Hat der betreffende Anbieter wie ADICOM^® mit dem Comarch ERP die Funktionalitäten von E-Rechnung im Angebot, kann dieser auf Wunsch des Kunden schnell die entsprechenden Ein- oder Umstellungen vornehmen. Somit genügt in der Regel ein Anruf oder eine E-Mail bei ADICOM^®, dass die Einführung der E-Rechnung angedacht wird und nach wenigen Schritten kann die nächste Rechnung als E-Rechnung versandt werden. Die Einführung zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres ist dabei am ratsamsten und hat sich auch bewährt. Die technische Umsetzung ist simpel, die Kosten fallen transaktionsbezogen an. Die als E-Rechnung eingegangenen Rechnungen sind nach ihrer Bearbeitung im Unternehmen in ein GoBD-konformes Archiv zu überführen, welches die Archivierung in Papierform komplett ersetzt. Entsprechende Unterstützung dazu bietet zum Beispiel ein geeignetes elektronisches Archivsystem, wie es beispielsweise ADICOM^® anbietet.

Zusammenfassung und Kontakt

Im Zeitalter von IT-Technologien und stärkerem Einsatz für den Umweltschutz entscheiden sich immer mehr Unternehmen für elektronische Rechnungen. E-Invoicing ist praktisch, zeitsparend und kostengünstiger als die traditionelle Papierrechnung. Zusätzliche Vorteile bringt die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses bei Integration weiterer Unternehmensprozesse.

Um die Vorteile einer E-Invoicing-Lösung ausschöpfen zu können, müssen diverse Anforderungen erfüllt und Herausforderungen bewältigt werden. ADICOM^® unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung Ihres E-Invoicing Projektes.

Fragen Sie jetzt Ihre Experten von ADICOM^®. Rufen Sie uns einfach an, nutzen Sie unser Kontaktformular, oder schreiben Sie uns eine kurze Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.

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Infomaterial und Downloads

Nachfolgend finden Sie interessantes Infomaterial, Studien und Downloads rund um das Thema elektronische Rechnungen.

Infografik E-Invoicing
Klicken Sie auf die Infografik um mehr zu erfahren, was E-Invoicing ist, welche Gründe für die Einführung von E-Invoicing sprechen und wie viel Ressourcen Sie einsparen können.

Whitepaper E-Invoicing:
Lesen Sie im Whitepaper mehr über Modelle des Rechnungsaustauschs und Reife der verschiedenen Märkte weltweit. Faktoren und Herausforderungen für die Umsetzung eines E-Invoicing-Projekts. Wie das richtige Software-Tool ausgewählt werden kann.

> Download Whitepaper E-Invoicing

E-Invoicing Marktstudie: Billentis Report
Erfahren Sie in der Studie mehr über wichtige Zahlen und Fakten des aktuellen E-Rechnungs-Marktes,

> Download Billentis Report

VIDEO (englisch):  E-Invoicing ist umweltfreundlich und kostensparend
Lernen Sie im Video, wie E-Invoicing die Rechnungskosten um 50-80% reduzieren kann und gleichzeitig die Umwelt schützt.